Cambiar de oficina... no debe ser dolor de cabeza

 

Cambiarnos de casa no es una tarea fácil debido a toda la organización y cuidado que se requiere... y esto se hace más difícil cuando se trata de cambiarnos de oficina. Para no caer en complicaciones, citamos a continuación algunos consejos prácticos para realizar esta tarea sin perder la cabeza. No pierdas de vista la organización y planeación, contar con tu equipo y asignar tareas.

Avisa a tus subalternos con tiempo
En una oficina el trabajo debe ser por equipo, y en éste caso una mudanza también. Para evitar andar aprisa, reúne a rus subalternos y colegas con bastante tiempo de anticipación para darles aviso del cambio de domicilio de oficina y la fecha en la que realizarán la mudanza. Esto les dará tiempo para organizar sus archivos y realizar una “limpia” de papeles que tal vez no son necesarios y pueden quedarse en la basura o en archivo muerto, y empacar así los documentos que realmente son importantes. Recuérdales que deben etiquetar todas las cajas con el nombre del propietario y qué tipo de documentos u objetos contienen, a fin de evitar confusiones.

Realiza un inventario
Pídele a una persona de tu confianza que realice un inventario de todo el material y equipo de trabajo que tengas en tu oficina, ya que es muy común que en éste tipo de situaciones la empresa sufra pérdidas de artículos.

Avisa a clientes, proveedores y amigos
Es recomendable que por lo menos una semana antes, se envíen cartas por correo, de preferencia personalizadas, a clientes y proveedores y a todas aquellas personas que tengan contacto con la oficina, con el propósito de notificarles su nueva dirección y teléfonos, así como la fecha en la que empezarán a operar desde la nueva oficina. O si lo desea, tu asistente puede dar aviso vía telefónica. Otro consejo: pon un aviso en el periódico.

Hacer contacto con la nueva ubicación
Invita a tus empleados a que conozcan la nueva oficina si así lo quieren, antes de que se realice la mudanza y en algún rato libre. Esto servirá para que se vayan familiarizando con el lugar, conozcan el barrio, investiguen sobre lugares cercanos para comer y se informen sobre estacionamientos en caso de que la nueva oficina no cuente con uno propio. Además podrán empezar a estimar el tiempo que les tomará llegar desde sus casas. Así el cambio no será brusco para ellos y no se perderá tiempo en estos detalles una vez instalados.

Reorganiza el espacio
Una mudanza significa un cambio. Y en este caso, puede significar una nueva etapa en el ambiente laboral de tu oficina. Planea detalladamente la organización del área de tu oficina, se trata de colocar los muebles de tal forma que el espacio sea mejor aprovechado, pero al mismo tiempo, la intención es buscar la manera de renovar el ambiente laboral positivamente. Ejemplos: la sala de juntas ubícala en el espacio mejor iluminado o con una buena vista, coloca sillas cómodas, cuida que no quede un área muy reducida de un escritorio a otro y busca también una buena iluminación en ésta área, coloca plantas y cuadros alegres pero discretos en la recepción, coloca el área de cocina o de “coffee break” en un lugar apartado y pide que siempre esté limpia, no es de buen gusto que ésta área esté a la vista de todos, pero tampoco es conveniente que esté muy escondida porque puede prestarse a “reuniones de café” muy prolongadas entre los empleados, y esto afectaría el tiempo efectivo laboral.

Procura contratar la mudanza con anterioridad
Es importante tener contratada a la compañía que te va a hacer la mudanza con bastante anticipación, ya que con organización no se perderá tiempo. Así, al momento del desalojo y ocupación de las nuevas instalaciones todo debe ser lo más rápido posible, porque una oficina que no esté instalada adecuadamente en la fecha señalada, corre el riesgo de perder productividad. Por eso, encárguele a su asistente o persona de confianza, que reconfirme días antes con la compañía contratada la hora y fecha fijada, la cual por supuesto es preferible en fin de semana. Algunos anaqueles y módulos de oficina deben ser desajustados por un carpintero, por lo que también tendrá que contratar estos servicios. Tal vez algún mueble puede ser desarmado con anterioridad, esto si ya está desocupado; consúltelo con el carpintero para agilizar ésta operación. Puede consultar con un técnico especialista todo lo referente a la desinstalación del equipo de cómputo a fin de evitar daños al mismo.

Organiza una reunión
Ya instalados en su nueva oficina, puede organizar una pequeña reunión con sus empleados a manera de bienvenida. Esto ayudará a disminuir la situación de estrés que seguramente todos vivieron con la mudanza, y ayudará a un mejor acoplamiento entre el personal y el nuevo espacio.
Recuerda que todos los cambios son buenos, por lo tanto no se angustie por el hecho de una mudanza de oficina, al contrario, esto incluso le puede permitir reestructurar la organización del sistema de trabajo o realizar nuevos proyectos para el futuro. Recuerde que una buena comunicación es base para llevar con éxito esta misión. Disfrute de esta nueva etapa y ¡buena suerte!.

Fuente: Metros Cúbicos